Geleneksel Zaman Yönetimi Teknikleri Neden Yetersiz Kalıyor?

[proksi]

Reklam Alanı

Geleneksel Zaman Yönetimi Teknikleri Neden Yetersiz Kalıyor?

Yazar: Michael Erwin

Modern dünyanın dört bir yanında binlerce insan, her gün zamanlarını yönetmek için çırpınıyor. Neden hiç vaktimiz kalmıyor, hep geç kalıyoruz ve asla vakit bulamıyoruz? Bence bunun nedeni, geleneksel zaman yönetimi tekniklerinin artık işe yaramamasıdır.

Koçluk kariyerimin ilk yılında, bütün müşterilerim ve pek çok başka potansiyel müşteri, yeterli vakte sahip olamamaktan şikayet ediyorlardı. Şirketimin adını Zaman Yaratma olarak değiştirdim ve insanların daha çok zaman yaratmalarına yardımcı olmaya odaklandım.

Çalıştığım herkes daha çok zaman buluyor. Bazı insanlar haftada yüzde 20 daha az çalışıyor. Bazıları stresi 9,9/10’dan 3/10’a düşürüyor. Diğerleri ise verimliliklerini yüzde 50 artırıyor.

Programlarımda ne oluyordu da, denedikleri onca zaman yönetimi aracı işe yaramazken, bu insanlar için böylesine büyük bir fark yaratıyordu? Bence, bunun üç temel nedeni var:
• Sorumluluk
• Kişiselleştirme
• Oluruna Bırakma

Şu anda öğretilmekte olan zaman yönetimi teknikleri, esasen yaklaşık 100 yıldır uygulanmakta olan ilkelerin aynısını temel alıyor.

Sorulması gereken soru şu: “Bu teknikler bugün, yani 21. yüzyılda da etkili mi?”

Çoğu zaman yönetimi dersinin temelini oluşturan en popüler tekniklerden bazıları şöyle:
• Günlük yapılacaklar listeleri
• Önceliklendirilmiş listeler
• İşlere belli zamanlar ayırmak

Çok sayıda insan, günlük yapılacaklar listelerini kullanıyor. Kendinize “Bugün ne yapmalıyım?” diye sorarsınız ve sonra bunu yapılacaklar listenize yazarsınız. Bu durum, pek çok insanın zaman kullanımını ilk etapta geliştirir. Brian Tracy (“Maksimum Başarı” kitabının yazarı), yapılacaklar listesiyle, yüzde 25’e varan oranlarda verim artışı sağlandığını söylüyor. Bunun kısa bir süre böyle olduğunu gözlemledim.

Rhonda, güzel bir örnek. Rhonda, gerek işyerinde gerekse özel hayatında önüne çıkan her şeye tepki vermekten kurtulmak ve kendini daha kontrollü hissetmek istiyordu. Yapılacaklar listesi kullanmayı denedi ve kendini daha iyi hissetti.

Sonra işler değişmeye başladı. Yapılacaklar listesi uzadıkça uzadı. Liste uzamaya devam etti. Liste öylesine uzadı ki ona bakmak Rhonda’yı daha çok strese sokuyor ve zaman baskısı hissetmesine yol açıyordu. Rhonda, ona yardım etmesi gereken yapılacaklar listesiyle ambale olmuştu. Yapılacaklar listesi tutmayı bıraktı. Yapılacaklar listesi kullanmayınca stresi de azaldı.

Rhonda’nın hikayesi, koçluk programlarımıza katılan yüzlerce insanın hikayesine benziyor.

Gerçek şu ki 21. yüzyılda yapılacak çok iş var. Hepsini yapamazsınız. Asla yetişemezsiniz. Her gün liste uzar, stres artar ve kendinizi daha kötü hissedersiniz.

Bu deneyimi yaşayan bazı insanlar, listeyi öncelik sırasına koymaya çalışır. Glen gibi. Glen, önceliklendirme için A, B, C, D yöntemini kullandı. Günün sonunda, listesine, tamamladığından daha fazla iş ekledi. Glen bunun işe yaramadığını hissetti; ama, bir tam hafta boyunca denemeye karar verdi. Haftanın sonunda, 100 işin üzerinden geçti; yaklaşık yüzde 50’si “A öncelikli” idi. Glen, A1, A2, A3 şeklinde bir düzen kullanmayı düşündü; ama, bunun çok karmaşık olduğuna karar verdi.

İşleri öncelik sırasına koymak, işleri yapmanıza yardımcı olmaz. Aksine, bir türlü yapılamayan “A öncelikli” işlerin sürekli arttığını gördükçe daha çok stres ve zaman baskısı yaşamanıza neden olur.

Yapılacaklar listesi, daha fazla iş yapmanıza ya da zamanınızı yönetmenize yardımcı olmaz. Yapılacaklar listesi, yapmanız gerektiğini düşündüğünüz ama yapamadığınız tüm işleri bilmenizi sağlar. Gerçekten de bir yapılması gerekli işler listesidir. Yapmanız gerektiği söylenen bir iş hakkında kendinizi nasıl hissediyorsunuz?

Çoğu insanın kullandığı bir başka yöntem ise bir işi yapmak için belli bir zaman ayırmaktır. David, bu yaklaşımı kullanan bir müşterim. Yapılacaklar listesine bakar ve listesindeki bir sonraki işi yapmak için bir zaman belirlerdi.

Ne oldu dersiniz? Bu yöntemi deneyen hemen herkesin başına gelen şey. Ayırdığı zamanda işi yapmadı. Neden? Çünkü, “bazı işler” çıktı ve David o işi yapmayı unuttu ya da günlüğüne bakmak aklına gelmedi ya da artık o işi o saatte yapmanın bir anlamı kalmadı.

İnsanların büyük bölümünün zaman yönetimini iyileştirmek amacıyla bu sistemleri kullanamadıklarını açıkça gördüm. Başka bir faktör, pek çok insanın mevcut zaman diliminde gerçekten yapabileceğinden çok daha fazla iş yapmak zorunda olmasıydı.

Biraz araştırma yaptım ve zamanı etkin kullanan çoğu insanın, güncellenmesi her hafta saatler alan karmaşık bir sistem yerine, haftada yaklaşık bir saatte güncellenebilen basit bir zaman yönetimi sistemine sahip olduğunu keşfettim.

Bütün bu insanlar kendilerine özel geliştirdikleri bir sisteme sahipler. Sistemlerde bazı benzerlikler olduğu gibi pek çok farklılıklar da bulunuyor.

Dikkatimi çeken en önemli faktör, benim “sezgisel zaman yönetimi” olarak adlandırdığım olguyu kullanmaları. Bu, “kalpten zaman yönetimi”nin önemli bir parçasını oluşturuyor.

Aşağıda, “kalpten zaman yönetimi” sisteminin ilkeleri yer alıyor. Bu ilkeler, sistemin belkemiğini oluşturuyor:
1. Oluruna bırakın: Her şeyi yapamazsınız. Bunun doğru olduğunu kabul etmelisiniz.
2. Sorumluluk: Zamanınızı nasıl değerlendirdiğinize ilişkin tam sorumluluk alın.
3. Bütünlüklü Hayat: Tek ve bütünlüklü bir hayat.
a. Yapı: Bir yapı ve sezginizi kullanın.
b. Kapasite: Kapasitenizi bilin.
4. Kişiselleştirin: Yaklaşımın size özel versiyonunu geliştirin.
a. Stil: Düşünme stilinizi bilin ve yaklaşımınızı stilinize uyarlayın.
b. Değerler: İlk 5 değerinizi ve bu değerleri yansıtan davranışları netleştirin.
5. İçgüdüler: İçgüdülerinize güvenin.
6. Başarıyı hissedin: Başarı, ne hissettiğinizle ilgilidir, ne kadar iş yaptığınızla değil.
7. Kendi kişisel zaman yönetimi sisteminizi geliştirin.